Kolloquien in schwierigen Zeiten – Organisatorische Herausforderung unter Pandemiebedingungen

Kolloquien in schwierigen Zeiten – Organisatorische Herausforderung unter Pandemiebedingungen

Ein Beitrag von Tobias Eifert.

Kolloquien des AK PAT sind verdichteter Trialog über die Facetten der Prozessanalytik.

 

Die Veranstaltungen des AK PAT sind eine Kernaktivität des Vorstandes und des erweiterten Vorstandes, sowie unserer Mitglieder. Unsere regelmäßig hohen Teilnehmerzahlen zeigen, dass sie eine feste Größe im Veranstaltungskalender vieler innerhalb der PAT-Gemeinschaft darstellen. Damit wir die Attraktivität unserer Kolloquien weiter ausbauen können, nehmen wir das Feedback der jeweils letzten Veranstaltung sehr ernst und überlegen, was wir noch besser machen können (so sind z. B. die Sponsoren-Pitches eine feste Größe geworden).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bild: Vom 26. bis zum 28. November 2019 war Evonik Industries AG in Marl Gastgeber des 15. Herbst­kolloquiums des Arbeitskreises Prozessanalytik.

 

Typischerweise sind die Änderungen am Grundgerüst unserer Veranstaltungen evolutionärer Art. Während der Planungsphase kommen häufig noch weitere Änderungen spontan hinzu (z. B. durch die Absage eines Keynote Speakers oder durch Anpassungen an der Raumplanung für Poster und Ausstellung). Diese sind aber Teil der Planungsarbeit und normal bei jeder Veranstaltung. In den letzten 1,5 Jahren war das pandemiebedingt völlig anders und für die Organisation brauchte es viel Spontanität und Kreativität.

 

Die erste Veranstaltung, die „Corona bekam“, war die EuroPACT 2020. Eigentlich war angedacht, die europäische Veranstaltung zusammen mit unseren Partnern in Dänemark durchzuführen (ein paar der Kollegen aus dem EuroPACT-Komitee sind seinerzeit dafür auch nach Dänemark geflogen, um sich ein Bild der Location vor Ort machen zu können). Als wir uns für die Verschiebung auf 2021 entschieden, waren sogar die wissenschaftlichen Einreichungen schon bewertet und das Programmkonzept war final abgestimmt. Wir hätten die EuroPACT gerne im physisch-persönlichen Raum stattfinden lassen und waren der Meinung, dass dies mit Einführung der Impfstoffe in 2021 wieder möglich sein könnte. Einen Teil des Programms haben wir aber virtuell 2020 durchgeführt – die Verleihung des PAT Awards for Young Scientists sponsored by Siemens (Link).

 

Ebenso verschieben mussten wir im letzten Jahr unser Doktorandenseminar – vom Frühjahr in den Spätsommer 2020. Die Annahme im Frühjahr 2020 war, dass wir uns später im Jahr bei höheren „sicher“ mit der kleineren Teilnehmerzahl von 30 bis 50 PAT-Fans treffen könnten. Die Planung lief weiter, wir wollten das Seminar in Potsdam durchführen und hatten schließlich Location, Übernachtungsmöglichkeiten, Zeitpläne usw. fertig abgestimmt.  Die Annahme vom Frühjahr hatte sich jedoch nicht bestätigt und so war das Doktorandenseminar mit dem Thema „Online Analytik im Wandel“ die erste rein virtuelle Veranstaltung, die wir durchführten (Link). Das Seminar wurde vollständig mit Zoom abgehalten, wobei neben den Vorträgen und Postern auch viel Zeit zum Pitchen und Diskutieren genutzt wurde.

 

Das Herbstkolloquium 2020 wurde relativ früh im Planungsstadium als rein virtuelle Veranstaltung geplant. So konnten wir Doppelarbeit in der Planung weitgehend vermeiden. Bei der Durchführung wurde über die GDCh das Konferenz-Tool der DGM eingesetzt, das deutlich mehr Interaktion und Austausch fördert, als dies ausschließlich mit Zoom möglich ist. Gleichzeitig bemerkten einige Teilnehmer (wie mittlerweile allen bekannt) abhängig von der Kombination aus IT-Regeln des Teilnehmers und eingesetzter Konferenzsoftware ungeahnte Zugangsschwierigkeiten. Dass bei einer physischen Veranstaltung des AK PAT einmal ein Teilnehmer vor der Tür stand und nicht hereingehen durfte, ist bislang unbekannt (falls es diesen Fall gab/geben sollte – bitte melden).

 

 

 

 

 

 

 

 

Bild: Vom 23.11. bis zum 25.11.2020 wurde das erste AK PAT Online-Kolloquium durchgeführt.

 

Mit jeder virtuellen Veranstaltung haben wir in der Planung und Durchführung dazugelernt. Uns war und ist der Austausch unter den Teilnehmern, Vortragenden und Sponsoren/Ausstellern sehr wichtig, damit der Trialog auch virtuell stattfinden kann. Insbesondere für die Aussteller an den Ständen sind virtuelle Veranstaltungen anders – da sich in der Nähe der Stände keine Verpflegungsstationen befinden und der Blickkontakt fehlt. Mit stärkerer Initiative der Aussteller in Kombination mit den Sponsorenpitches wurde aber auch hier von sehr erfolgreichen Ausstellern berichtet.

 

Für das zuletzt durchgeführte Doktorandenseminar wurde ebenfalls einiges an planerischer Doppelarbeit geleistet. Gleiches gilt für die EuroPACT, die im November diesen Jahres rein virtuell stattfinden wird (Link). Solange die Pandemiebedingungen anhält, wird dies vermutlich auch so bleiben – ebenso wie IT-Probleme für einige Teilnehmer.

 

Durch die Verschiebung der EuroPACT in den November, wird unser Herbstkolloquium in diesem Jahr nicht im Herbst stattfinden – sondern im nächsten Jahr. Eine konkrete Ankündigung wird noch folgen – aber nach aktuellem Planungsstand wird das Kolloquium in der ersten Jahreshälfte durchgeführt. Dafür aber als physische Veranstaltung. Wir hoffen, dass das Kolloquium ohne Doppelplanung 2022 stattfinden kann.

 

Auch wenn die virtuellen Veranstaltungen im letzten und in diesem Jahr – neben der Arbeit – auch Erfolg und Spaß gebracht haben, freuen wir uns sehr auf die nächste physische Veranstaltung mit physischer Abendveranstaltung, ohne Bildschirm und vielen Trialog-Diskussionen mit euch.

 

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Ideen zum Kolloquium?

Habt ihr Ideen (gerne auch „verrückte“), wie wir unsere Kolloquien verbessern können? → schickt eine E-Mail an vorstand@arbeitskreis-prozessanalytik.de oder via PM bei LinkedIn

 

 

Oktober 4, 2021 Blog
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